2026/05/13
高騰する出張の宿泊費、どう削減する?今すぐできる6つの方法を解説
出張費の中でも大きな割合を占める宿泊費。近年はホテル料金の高騰の影響もあり、宿泊費の負担増は無視できません。とはいえ、「何から見直せばいいのか分からない」「削減すると従業員の満足度が下がるのでは」と悩む担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、出張の宿泊費を削減するための6つの具体策に加え、削減する前に確認しておきたいポイントを解説します。また、長期出張に適した宿泊先もご紹介。出張の宿泊費に頭を抱えている人事・経理担当の方は必見です。
Contents
出張の宿泊費が企業の経営を圧迫する理由
出張の宿泊費は、積み重なると企業の経営を大きく圧迫する要因になります。ここでは、宿泊費が経営の負担となる4つの理由を解説しましょう。
宿泊費の高騰
近年、ビジネスホテルの宿泊料金は高騰し続けています。背景には、インバウンド需要の客室稼働率の上昇、人件費や光熱費の高騰、建築費の上昇に伴う新規ホテルの料金設定の引き上げなどが挙げられます。特に東京・大阪・京都・福岡などのエリアでは、かつて1泊8,000円前後で予約できたビジネスホテルが、今では1泊15,000円を超えるケースも珍しくありません。出張頻度が高い企業ほど、この価格上昇の影響を直接受けることになります。
参考記事：ホテルの高騰はなぜ？今こそマンスリーマンションを検討したいわけ
出張頻度の増加によるコストの積み重なり
コロナ禍を経てオンライン会議が浸透した一方で、対面での商談や現地視察を重視する企業も再び増えています。営業・技術・管理部門など、部署を問わず出張機会が戻りつつあり、結果として年間の出張件数が増加している企業もあるでしょう。1回あたりの宿泊費は数千円〜数万円程度でも、「社員数×出張回数×宿泊日数」で計算すると、年間で数百万円〜数千万円規模のコストになります。1回の宿泊費は少額に見えても、年単位で積み重なると経営に大きく響くのが宿泊費の特徴です。
個別手配による価格のばらつき
社員ごとに宿泊先を手配している場合、予約のタイミングやホテルの探し方によって、同じエリア・同じ日程でも料金に大きな差が出てしまいます。さらに、企業としてまとめて手配していなければ、法人向けの割引が適用されず、コストが余計にかさむ原因にもなります。こうした価格のばらつきは表面化しにくいからこそ、早めに見直しておきたいポイントです。
経費精算や管理業務の負担増
出張に伴う宿泊費は、人事・経理担当の業務の負担も増やします。領収書の確認や精算処理、規程との照合など、細かな作業が積み重なれば見えにくい人件費も発生するでしょう。また、手作業での管理が中心だとミスや確認漏れのリスクも高まるもの。宿泊費そのものを削減するだけでなく、管理業務を効率化する視点も含めて見直すことが重要です。
出張の宿泊費を削減する6つの具体策
出張の宿泊費は、少しの工夫やルールの見直しで削減できます。ここからは、企業が今すぐ取り組める6つの具体策を解説しましょう。
出張規定を見直す
宿泊費削減の第一歩は、出張規定の見直しです。多くの企業では数年前に作成した規定をそのまま使い続けているケースが多く、現在の宿泊費の相場に合わなくなっている可能性があります。例えば、東京と地方都市では同じグレードでも価格帯が大きく異なるため、宿泊費の上限額はエリア別・役職別に再設定するのが効果的です。併せて、宿泊先のグレードや予約方法、精算ルールも整理して社員に共有すれば、コストのばらつきも防げます。まずは自社の出張の実態に合ったルールに更新することから始めましょう。
法人向け宿泊予約サービスを活用する
法人向けの宿泊予約サービスを活用すれば提携ホテルを通常より安い料金で利用でき、請求も月ごとに一括で届くため経理業務の負担も軽減できます。社員は指定のサービス内から宿泊先を選ぶので、会社として価格をコントロールしやすい点もメリットです。導入を検討する際は、自社の出張エリアや頻度に合ったサービスがあるか確認しましょう。
早期予約・連泊割引を徹底する
宿泊費は予約のタイミングによって大きく変動します。多くのホテルでは、3週間前・1カ月前などの早期予約で10〜30%程度の割引が適用されます。また、連泊なら「連泊割」「清掃不要プラン」を選べば、さらに料金をおさえられるケースもあるのです。
出張が直前に決まることが多い企業では難しい面もあるでしょう。しかし、定例出張や展示会・研修など事前に予定が分かっている出張については、早期予約を徹底するルールを設けるだけでも効果的です。社員に対して早期予約のメリットを伝え、「いつまでに予約するか」の目安を提示しておくとよいでしょう。
出張そのものをオンライン会議で代替できないか検討する
出張の目的そのものを見直すことで、宿泊費だけでなく交通費や移動時間の削減にもつながります。商談や会議の目的を整理し、「対面でなければ成果が出ないもの」と「オンラインで代替できるもの」を明確に切り分ければ、出張件数を減らせます。特に社内会議や短時間の打ち合わせはオンライン化しやすく、年間で見ると大幅なコスト削減につながるもの。業務効率を損なわない程度の運用を検討することは、宿泊費削減の重要な視点になります。
ビジネスホテル以外の宿泊形態を検討する
出張の宿泊先はビジネスホテルを思い浮かべがちですが、目的や期間によっては他の宿泊形態のほうがお得な場合もあるのです。例えば、数日間の出張であれば、キッチン付きのサービスアパートメントや長期滞在者向けホテルを利用すれば食費も含めた総コストをおさえられます。宿泊形態の選択肢を広げれば、「ビジネスホテル一択」では実現できなかったコスト削減が可能になるのです。
長期出張の場合はマンスリーマンションを活用する
1カ月以上の長期出張が発生する場合は、マンスリーマンションの活用が有効です。マンスリーマンションは30日以上から契約できる家具家電付きの賃貸住居で、ビジネスホテルに比べて1泊あたりのコストを大幅におさえられます。キッチンや洗濯機が備わっているため、食費やクリーニング代などのコストも削減可能。社員は自宅のような快適さで過ごせるメリットがあります。
また、法人契約を結べば請求を一本化でき、経理処理の負担も軽減されます。研修やプロジェクト単位の出張・転勤など、長期滞在する機会が多い企業にとってマンスリーマンションは有力な選択肢です。
参考記事：マンスリーマンションとは？選ばれる理由や借りる際の注意点を解説！
参考記事：マンスリーマンションのデメリット・メリットとは？注意点や借りる際のポイントも解説！
出張の宿泊費削減を始める前に確認しておきたいこと
宿泊費の削減を効果的に進めるには、現状を正しく把握することが欠かせません。ここからは、取り組む前に確認しておきたい3つのポイントを解説します。
まずは自社の出張パターンを把握する
削減施策に着手する前に、自社の出張傾向を整理しましょう。例えば、年間の出張件数、1回あたりの宿泊日数、部署ごとの出張頻度など。これらを洗い出せば、おのずと自社に合った施策を決めやすくなります。まずは現状を可視化することが、宿泊費を効果的に削減する出発点といえます。
現在の宿泊費にどれだけコストがかかっているかを洗い出す
宿泊費の削減効果を高めるには、現状の支出を正確に把握することが大切です。月次・四半期・年次で宿泊費を集計し、どの部署・どのエリアに費用が集中しているかをリスト化しましょう。併せて、交通費・出張手当・食事代など宿泊費以外のコストも整理しておくと、削減の優先順位が立てやすくなります。
社員が出張先に求める条件を確認する
コスト削減を優先するあまり、従業員の利便性や快適性を損なうと、業務効率の低下や不満につながる可能性があります。そのため、立地・部屋の広さ・Wi-Fi環境・朝食の有無など、社員が出張先に求めている条件を事前にヒアリングするのが肝心です。出張は社員にとって心身の負担が大きいもの。コストと快適さのバランスをとれば、社員の協力も得やすくなります。
長期出張の宿泊費を削減したいならマンスリーマンションが圧倒的にお得な理由
1カ月以上の長期出張が多い企業にとって、宿泊先をビジネスホテルからマンスリーマンションに切り替えるだけでコストを大幅に削減できます。以下では、マンスリーマンションが長期出張に適している3つの理由を解説しましょう。
1泊あたりのコストを大幅におさえられる
マンスリーマンションの最大の魅力は、1泊あたりの料金がビジネスホテルと比べて圧倒的に安いことです。例えば、1泊1万円のビジネスホテルに30日間宿泊すると、30万円かかります。しかし、同エリア・期間でマンスリーマンションを契約すれば10〜15万円程度におさえられるケースが一般的。繁忙期による価格変動の影響も受けにくく、費用を安定させやすいメリットがあります。
しかも家具家電付きなので、社員が新たに用意するものはありません。スーツケース1つで新生活をはじめられるのもマンスリーマンションの魅力です。
法人契約により経費管理・請求処理が効率化できる
マンスリーマンションは法人契約に対応している場合が多く、複数の社員が利用してもまとめて請求できます。個別に領収書を処理する手間がなくなり、経理業務の負担を減らせる点も、ビジネス利用で選ばれている理由の一つです。宿泊費の削減に加えて、管理コストまでおさえられるのは企業にとって大きなメリットといえるでしょう。
快適な住環境なので社員の満足度が向上する
長期出張はホテル暮らしが続くと疲労がたまりやすく、業務のパフォーマンス低下につながるもの。しかし、マンスリーマンションならキッチンや洗濯機が揃っているため、自炊や洗濯も自由にでき、まるで自宅のような感覚で過ごせます。コスト削減と社員満足度の向上を同時に実現できる点は、マンスリーマンションならではの強みといえるでしょう。
出張の宿泊費を削減するなら、短期と長期で使い分けしよう
出張の宿泊費を効果的に削減するためには、短期出張と長期出張で宿泊先を使い分けることがポイントです。数日程度の短期出張であれば、早期予約や法人向け宿泊予約サービスを活用してビジネスホテルをお得に利用するのが現実的。一方、1カ月以上の長期出張ならマンスリーマンションに切り替えれば1泊あたりのコストをおさえられ、社員も快適に過ごせます。
期間や目的に応じて出張規定を見直せば、無理のないコスト削減と従業員満足の両立が実現できますよ。