2024/09/26
出張先のホテルで失敗したくない！快適で効率的なホテル選び5つのポイントを解説
出張先でのホテル選びは、仕事のパフォーマンスやプライベートの時間に影響を与える要素です。しかし、観光目的ではないため「何を基準に選べばいいか分からない」「相場はいくらか」など、ビジネスパーソンにとって悩ましい問題ではないでしょうか。
そこで本記事では、出張先でのホテル選びで失敗しないための5つのポイントや注意点を解説します。事前に把握しておけば失敗を防げるだけでなく、会社の経費削減にも貢献できるかもしれません。出張で宿泊を伴うビジネスパーソンは必見。ぜひ参考にしてください。
Contents
出張においてホテル選びが重要な理由
まずは、出張においてホテル選びが重要な理由を3点解説していきましょう。
業務の生産性を上げるため
出張に適したホテルを選べば、業務の生産性を高められます。例えば、職場や取引先へのアクセスが良好なホテルなら、移動時間を削減できます。その分、より多くの時間を業務に充てられるため効率的に仕事を進められるでしょう。
快適な睡眠と休息を確保するため
業務のパフォーマンスを上げるには、快適な睡眠と休息を確保するのが大切です。特に、客室内の静かさ・ベッドの質・空調調整のしやすさなどは、睡眠の質に直結します。心身ともにリフレッシュできる環境を選べば、高いパフォーマンスを維持できるでしょう。
会社の出張経費にも優しい選択をするため
出張先のホテル選びは、会社の出張経費にも影響を与えます。高すぎる宿泊料金だと会社の経費を圧迫し、出張の機会を減らさざるを得ない可能性もあります。とはいえ、安すぎるホテルだと快適性や利便性に欠けて業務に支障をきたすかもしれません。会社の経費に配慮しながら自分に合った適切なホテルを選ぶことが、出張の成功につながります。
出張先のホテルを選ぶ5つのポイント
出張中、快適な滞在と業務の生産性アップを両立させるにはホテル選びが肝心です。ここからは、出張先のホテルを選ぶポイント5つを解説します。これらのポイントをおさえれば、心地よく滞在しつつ、業務に専念できる出張になるでしょう。
立地と交通の便
出張先のホテルを選ぶ際、最も重要なのは立地と交通の便です。ビジネスの中心地や取引先からアクセスのよいホテルを選べば、不慣れな場所の移動はスムーズに。移動時間と交通費も削減できます。車移動の場合は、駐車場の有無も確認してください。
また、周辺にスーパー・コンビニ・ドラッグストアがあるかも要チェック。立地と交通の便を総合的に判断して、ストレスフリーな出張先のホテルを選びましょう。
客室の設備
快適な出張生活を送るためには、客室の設備の充実が不可欠です。まず、広さと清潔さは基本。喫煙ルームや禁煙ルームの指定ができるか、空調は調整可能かなども重要なポイントです。自分に必要な設備を備えたホテルを選べば、快適な出張につながります。その他、把握しておきたい設備の一例です。
- ・ベッドの大きさ
- ・浴室（浴槽ありorシャワーのみ）
- ・冷蔵庫やテレビ等の家電
- ・アメニティの有無
- ・デスクワークスペース
- ・Wi-Fi環境
ホテルのサービス
ホテルのサービスは、無駄のないストレスフリーな出張に大きく影響します。例えば、大浴場やマッサージルームがあれば、仕事の疲れを癒して翌日に備えられます。また、朝食サービス付きなら忙しい朝の時間を削らず、落ち着いた食事が可能に。出張先でのニーズに適したサービスを提供してくれるホテルを選べば、快適な滞在につながります。
ホテルの安全性と防犯
ホテルの安全性と防犯対策は、滞在中の心の安らぎにつながります。特に、女性の一人出張の場合は、女性専用フロアがあるホテルを選ぶのも一つの方法です。その他、以下の対策が施されているホテルなら、出張中のトラブルを防いで安心して滞在できるでしょう。
- ・エレベーターやフロアへのアクセスに客室キーが必要なシステム
- ・客室内の金庫やセーフティボックスの有無
- ・フロントの24時間対応の有無
フレキシブルなプランと予約の柔軟性
フレキシブルなプランと予約の柔軟性があるホテルなら、急な日程変更にも対応しやすくなります。例えば、キャンセルポリシーが柔軟なホテルの場合は、予約の変更や取消しが無料または低料金である傾向です。また、早期割引・長期滞在割引・法人向けプランがあるホテルなら、会社の経費を少しでもおさえられます。
出張における宿泊費の相場
出張における宿泊費の相場は、企業や役職、出張先によって大きく異なります。一般的に、役職が上がるほど宿泊費の上限も高くなる傾向がありますが、社員一律で上限を設定している企業も少なくありません。このように宿泊費の基準は企業によって異なりますが、重要なのは会社の出張規定内の価格におさえることです。
というのも、近年はさまざまなグレードのホテルで価格が高騰しており、ビジネスホテルもその影響を受けています。この背景には、ホテル側の人材不足・インバウンド観光客の急増・客単価を重視した経営戦略があると考えられています。特に主要都市部のビジネスホテルは、地方都市に比べて割高になる傾向です。
関連記事：ホテルの高騰はなぜ？今こそマンスリーマンションを検討したいわけ
例えば、東京駅や品川駅周辺のビジネスホテルは（※）、平均12,000〜14,000円前後。また大阪駅周辺のビジネスホテルは、平均10,000〜12,000円前後です。仮に宿泊費の上限が10,000円である場合、差額が発生するケースもあるでしょう。こうした状況を踏まえ、出張予算を立てる際は宿泊費の高騰を考慮する必要があると心得ましょう。
（※2024.9月現在 条件：平日、シングルルーム、朝食付き）
出張におけるホテル選びで気をつけること
前述したように、ホテル選びでは5つのポイントをおさえるのが肝心ですが、一方で注意すべき点もあります。ここからは、出張におけるホテル選びで特に気をつけるべき4つのポイントをご紹介します。これらを知っていれば費用面で予期せぬトラブルを回避できるでしょう。
予約時のプランを確認する
ホテルを予約する際は、選択したプランの内容を慎重に確認しましょう。予約時のプラン内容を十分に理解すれば、出張先での不便や思わぬ出費を避けられます。以下はプラン内容で確認すべき箇所の一例です。
- ・宿泊料金に朝食が含まれているか
- ・無料のWi-Fiが利用できるか
- ・禁煙ルームや喫煙ルームの指定があるか
- ・チェックインとチェックアウトの時間
- ・ベッドのタイプ（シングル、ダブル、ツインなど）
- ・駐車場の有無と料金はいくら必要か
キャンセルポリシーを把握する
出張はさまざまな理由で変更を余儀なくされるケースもあるため、ホテルのキャンセルポリシーを把握することが大切です。キャンセル料が発生するタイミングと料金はホテルによって異なります。
特に注意すべきケースは、格安プランや繁忙期に予約した場合です。これらの時期は、キャンセル不可や全額前払いの条件となっている場合があります。キャンセルポリシーを十分に理解して適切なホテルを選択すれば、ビジネスの急な変更にも柔軟に対応できる出張計画が立てられるでしょう。
予約サイトや口コミをチェックする
ホテルを選ぶ際は公式サイトだけでなく、予約サイトや口コミもチェックしましょう。予約サイトには、ホテルの設備・サービス・料金プランなどの詳細情報が掲載されています。また、実際に宿泊した人の口コミを読めば、ホテルの雰囲気や客室の清潔さ、スタッフの対応なども把握できます。
できればビジネス目的で宿泊した人の評価に注目してください。Wi-Fiの速度・デスクの作業環境・周辺の飲食店情報など、ビジネスパーソン目線の情報が得られます。
会社の出張規定を確認する
出張先のホテルを検討する際は、事前に会社の出張規定を確認しましょう。多くの企業では出張に関する規定を設けており、宿泊費は「実費支給」「上限付実費支給」「定額支給」など、企業により支給方式はさまざまです。会社の出張規定を理解して適切なホテルを選べば、結果的に会社の経費負担を軽くします。また、スムーズな経費処理にもつながるでしょう。
長期出張の場合は割高になるケースがある
長期出張の場合は、ホテルを利用し続けると宿泊費が割高になる可能性があります。多くのホテルは短期滞在を想定した料金体系を採用しているため、長期滞在には適していない場合があるからです。また、長期滞在中の食事や洗濯などの日常的な費用が積み重なり、予想以上に出費がかさむケースも少なくありません。
そのため、長期出張の際はマンスリーマンションやウィークリーマンションの利用を検討するのがよいでしょう。これらは月単位や週単位での料金設定なので、ホテルに比べて割安になる場合があります。
日常生活に近いストレスのない生活ができるのはマンスリーマンション
出張先のホテル選びでは、立地や交通の便・客室の設備・ホテルのサービス・安全性・価格と予約の柔軟性など、総合的に判断することが大切です。一方で、長期出張の場合は、これらの要素に加えて「日常生活に近い快適さ」も宿泊先選びの判断基準になります。そこでおすすめなのが、マンスリーマンションです。
マンスリーマンションはホテルよりも広い居住スペースを確保でき、キッチンや洗濯機などの生活設備が整っています。また、長期滞在向けの料金プランがあり、ホテルよりもコスト面で優位な場合もあります。プライバシーが保たれて自宅に近い環境で過ごせるため、長期出張によるストレスを軽減できるでしょう。
出張先ではストレスフリーかつ業務に集中できる環境を望むなら、マンスリーマンションの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
エリアが決まっていれば、あとは希望の条件をいれるだけでご自身に合ったマンスリーマンションが見つかります。今ならお得なキャンペーンも開催中！ぜひご検討ください。
