できるビジネスパーソンを目指そう！上手な説明のコツとは？ - かんたんWeb予約！マンスリーマンションならアットイン【公式】

こんにちは。役員の阪井です。
 
 
ようやく寒さも収まり、うれしい春の到来ですね。
同時に新年度、新社会人、何かと「新」がつくこの時期。
そんな「新」のつく方々、新たな決意を持たれている方々の参考になればと、ビジネスシーンで活用できる「説明」についてお話したいと思います。
 
 

結論を話しているのか

沢山の知識のある方に多くみられるのが、正論をより話されるシーン。
確かに話はわかりやすく、背景事情も理解できます。
 
「・・・それで？」
 
となる場面、立ち会った経験はないでしょうか。
それは本人が何をしたいのか具体的に結論付けていないから。
相手は少ない時間で理解しなければなりません。
結論を先に伝える、もしくは最後に伝えると何がしたいのか伝わります。

 
事実　＋　意見

 
これだけで話の内容がすっきりします。
 
 

いらない情報を話していないか

話が長くなると、何がいいたいのか伝わらないシーンがあります。

それは、必要な情報と不必要な情報が混在しているからです。

不必要な情報とは、聞き手にとって「重要度の低い」情報です。

報告とは客観的な情報が必要であり、自分の感情や背景は不要なものです。
 

Before

「思いの外お客様が沢山いらして行列ができてしまい、トイレに行く暇もないほど忙しかったんです。」
「ですから、明日は増員を検討してほしいんですが・・・。」

など、トイレに行く暇など上司は聞いていません。

客観的な事実と分析、必要な報告を意識すると、まったく違う印象を伝えることができます。
 
 

After

「1日200人程度を想定していましたが、実際には300人ものお客様がいらっしゃいました。」

「行列ができてしまい、約30分待つ方もいらっしゃいました。一人増員すると、待ち時間は20分解消できます。」

「お客様に迷惑をかけないよう、明日は最低1名スタッフの増員をお願いできますでしょうか」

 

どちらが判断しやすいのか、一目瞭然です。

 
 

選択肢から選べるようになっているか

質問には「オープン・クエスチョン」「クローズド・クエスチョン」があります。

 
オープン・クエスチョンとは、相手に自由な回答を考えもらう場合。

「あなたはどう思いますか？」

「あなたは何が食べたいですか？」など。

意見はまさに自由。答えは無限です。

 

クローズド・クエスチョンとは、限定した選択肢から相手に回答してもらう場合。

「あなたは、賛成ですか？反対ですか？」

「この仕事、先にしますか？後にしますか？」など。

答えは2つしかありません。

質問される側にとって、回答が楽なのはクローズド・クエスチョン。

答えの選択肢が提示されているため、選ぶだけでよいのです。

説明の際、相手に答えを求める場合は話の終わりに選択肢を提示するだけで時間はぐっと短くなります。

もちろん、質問ではなく相談であればオープン・クエスチョンになるかと思います。

その際は自分の意見を述べたうえで相手に回答をえるようにしましょう。
 

 
簡単に三つほど挙げましたが、これだけでも無意識にできるようになると、環境の変化に気付く時がやってくるかもしれません。
自己変化の証拠です。

 
 
 
 
Sakai